Vai trò của mô hình văn phòng điện tử với doanh nghiệp

Ngày nay khi công nghệ phát triển ngày càng bùng nổ thì việc áp dụng những tiện ích hiện đại vào quản lý và vận hành nội thất văn phòng là vô cùng quan trọng. Cũng từ đó khái niệm mô hình văn phòng điện tử ra đời. Ở bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mô hình văn phòng mới này.

Định nghĩa văn phòng điện tử là gì?

Mô hình văn phòng điện tử là mô hình áp dụng công nghệ, phần mềm vào quản lý phòng từ đó giảm thiểu những giấy tờ có liên quan. Hiểu một cách đơn giản thì văn phòng điện tử là hệ thống các phần mềm hỗ trợ thao tác, xử lý các nghiệp vụ văn phòng trên máy tính hoặc internet.

Với mô hình văn phòng mới này mọi thác tác từ quản lý, kiểm tra, trích xuất dữ liệu đều được thực hiện trên máy tính. Việc này giúp tiết kiệm sức lao động, gia tăng độ chính xác đồng thời tiết kiệm thời gian kiểm tra, trích xuất dữ liệu khi cần thiết.

Mô hình văn phòng điện tử bao gồm những gì?

Tùy theo nhu cầu hoạt động, nghiệp vụ phát sinh cũng như quy mô văn phòng mà mô hình mỗi văn phòng điện tử sẽ bao gồm một phần hay nhiều phần mềm khác nhau. Nhưng về cơ bản một văn phòng điện tử sẽ bao gồm 2 phần: phần mềm và phần cứng.

Phần cứng

Phần cứng thì gồm có cơ sở vật chất, văn phòng, máy móc phục vụ cho quá trình hoạt động. Phần mềm quản lý, chức năng mong muốn mà doanh nghiệp có cần chuẩn bị công cụ dụng cụ kèm theo như: máy tính văn phòng, máy in, máy scan, may fax,…

Phần mềm

Phần mềm sẽ gồm các phần mềm phục vụ quản lý, vận hành và luân chuyển số liệu giữa các bộ phận. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và lượng số liệu cần xử lý mà một văn phòng hiện đại có thể có một hoặc nhiều phần mềm cùng một lúc. Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh vận hành doanh nghiệp và quy mô kinh doanh.

Thường thì những doanh nghiệp lớn có nhu cầu xử lý lượng thông tin lớn, đòi hỏi tính chính xác cao thì nhu cầu ứng dụng mô hình văn phòng điện tử sẽ cao hơn. Bởi tính chất công việc yêu cầu năng suất làm việc cao, chính xác và tiết kiệm thời gian. Thì văn phòng điện tử thỏa mãn được hết những yêu cầu trên còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí không hề nhỏ nếu thuê nhân công lao động.

==> Đọc thêm: Bật mí 4 mô hình văn phòng được nhiều chủ doanh nghiệp yêu thích.

Chi phí đầu tư cho mô hình văn phòng điện tử là bao nhiêu?

Những phần mềm văn phòng sẽ được nghiên cứu và phát triển bởi những công ty phần mềm chuyên nghiệp. Bởi vậy khi có nhu cầu sử dụng thì các doanh nghiệp cần phải đầu tư chi phí mua và duy trì phần mềm theo mức phí mà nhà cung cấp đưa ra. Mức phí này phụ thuộc vào quy mô sử dụng, phạm vi và cấp độ triển khai văn phòng điện tử trong doanh nghiệp. Ví dụ với phần mềm kế toán giúp quản lý các nghiệp vụ, sổ sách liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì mức phí đầu tư ban đầu là khoảng 30 triệu đồng.

Bên cạnh đó để sở hữu cho mình một văn phòng theo mô hình điện tử thì doanh nghiệp cũng cần phải chi một khoản chi phí ban đầu để đặt mua công cụ dụng cụ. Cụ thể ở đây là máy tính và thiết bị có liên quan để phục vụ cho việc vận hành và sử dụng phần mềm. Một bộ máy tính văn phòng hiện tại có mức giá giao động từ 10 – 13 triệu đồng.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm cũng như hỗ trợ thiết kế văn phòng điện tử dựa theo những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Tuy nhiên mức phí để chi trả cho dịch vụ thiết kế riêng là không hề nhỏ. Quý vị hoàn toàn có thể tham khảo những đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm được thiết kế lập trình sẵn với mức giá vô cùng hợp lý.

Để tìm hiểu thêm những mô hình văn phòng điện tử khác quý vị vui lòng truy cập website của GSC. Hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0978.37.8899.